Trong tiến trình hiện thực hóa mô hình thư viện thông minh, Thư viện tỉnh Nghệ An đang tập trung nguồn lực đẩy mạnh công tác số hóa nguồn tài liệu nội sinh và tài liệu quý hiếm. Đây không chỉ là quá trình chuyển đổi hình thức lưu trữ, mà còn là giải pháp bền vững nhằm bảo tồn di sản văn hóa, đồng thời nâng cao khả năng tiếp cận thông tin cho độc giả trong môi trường số.

Sứ mệnh bảo tồn tư liệu địa chí

Trong bối cảnh chuyển đổi số, công tác số hóa tư liệu địa chí ngày càng trở nên cấp thiết và có ý nghĩa quan trọng. Việc số hóa không chỉ giúp bảo tồn thông tin bền vững, hạn chế nguy cơ thất lạc mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập và chia sẻ dữ liệu. Nhờ đó, các nguồn tư liệu quý được lan tỏa rộng rãi, phục vụ hiệu quả cho nghiên cứu và giáo dục. Đồng thời, đây cũng là nguồn dữ liệu hữu ích để quảng bá hình ảnh địa phương, góp phần thúc đẩy phát triển du lịch và kinh tế - xã hội. Vì vậy, việc đẩy mạnh số hóa tư liệu địa chí cần được quan tâm và triển khai một cách đồng bộ, lâu dài.

Trước hết, Thư viện tỉnh Nghệ An đã tập trung xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ chuyển đổi số. Hệ thống máy tính và phần mềm quản lý thư viện được từng bước nâng cấp, chuyển đổi từ phần mềm Elib sang phần mềm EMICLIB, qua đó từng bước số hóa các quy trình nghiệp vụ như biên mục, lưu thông tài liệu, thống kê - báo cáo và quản lý bạn đọc. Đồng thời, các giải pháp lưu trữ dữ liệu cũng được triển khai nhằm tạo nền tảng cho việc phát triển thư viện điện tử trong tương lai.

Song song với đó, Thư viện từng bước đổi mới công tác tra cứu, ứng dụng công nghệ giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm, khai thác tài liệu, qua đó nâng cao trải nghiệm người dùng phù hợp với xu hướng chuyển đổi số.

Hiện nay, Thư viện tỉnh Nghệ An đang lưu trữ khối lượng lớn tài liệu địa chí, tài liệu Hán - Nôm và nhiều bản thảo gốc có giá trị đặc biệt về về lịch sử, văn hóa, danh nhân xứ Nghệ (hơn 10.000 bản), tài liệu Hán Nôm gần 400 bản (gồm sách chữ Thái cổ và mộc bản). Tuy nhiên, theo thời gian, nhiều tài liệu giấy đã xuống cấp, hư hỏng. Trước thực tế đó, Thư viện tỉnh Nghệ An xác định công tác số hóa là nhiệm vụ cấp thiết và then chốt, nhằm thực hiện “mục tiêu kép”: bảo tồn nguyên trạng bản gốc và tối ưu hóa khả năng truy cập, khai thác nguồn tài liệu quý cho người dùng tin.

Tại phòng số hóa, không khí làm việc luôn khẩn trương nhưng vẫn giữ được sự cẩn trọng cần thiết. Mỗi cán bộ đều ý thức rõ giá trị của từng trang tài liệu. Vì vậy, mọi thao tác đều được thực hiện một cách tỉ mỉ, nhẹ nhàng. Những tài liệu xuống cấp như rách, bong bìa hay mục nát được gia cố, phục chế ở mức cơ bản nhằm đảm bảo an toàn trước khi xử lý.                     

                                                Thủ thư đang gia cố tài liệu rách nát.

Những "kỹ sư công nghệ" thầm lặng

Công tác số hóa không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi định dạng từ bản giấy sang bản ảnh. Mỗi trang tài liệu cổ khi đưa qua máy quét đều đòi hỏi sự chuẩn xác tuyệt đối về độ phân giải, cường độ ánh sáng và góc độ kỹ thuật. Việc này đòi hỏi sự am hiểu về cả thiết bị quét lẫn đặc thù của tài liệu cổ, nhằm tạo ra những bản số hóa đúng tiêu chuẩn mà không làm mất đi giá trị nguyên bản.

                   Cán bộ Thư viện tỉnh Nghệ An số hóa tài liệu kho Địa chí

Trước khi đưa vào số hóa, tài liệu được cán bộ thư viện xử lý bằng máy khử khuẩn (Innosmart RFID BS 1200 ST-12) nhằm loại bỏ vi khuẩn, nấm mốc trên bề mặt cũng như giữa các trang sách, góp phần bảo vệ độ bền của tài liệu gốc. Sau công đoạn này, tài liệu được chuyển sang quét bằng máy scan chuyên dụng (BookTEK 5 V3 Professional Archive - thiết bị hiện đại giúp số hóa mà không gây tác động cơ học, đồng thời đảm bảo hình ảnh có độ phân giải cao, màu sắc trung thực).  Kết thúc quá trình số hóa, mỗi tài liệu tiếp tục được biên mục đầy đủ, chính xác các thông tin như tác giả, năm xuất bản, nội dung tóm tắt… Nhờ đó, dữ liệu được chuẩn hóa, giúp hệ thống thư viện số vận hành hiệu quả, tạo thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác và lưu trữ lâu dài. 

Chị Phan Mỹ Linh (Phòng Hành chính Công nghệ và Thông tin) cho biết: “Niềm vui của người thủ thư số đôi khi chỉ đơn giản là thấy một bản thảo quý hiếm được hiển thị sắc nét trên màn hình, sẵn sàng phục vụ bạn đọc từ xa chỉ bằng một cú nhấp chuột. Chúng tôi đang nỗ lực biến những kho tư liệu ngủ yên thành nguồn thông tin cho thế hệ mai sau”.

Sau hơn  3 tháng triển khai công tác số hóa, Thư viện tỉnh Nghệ An đã bước đầu đạt được những kết quả tích cực với khoảng 3.000 trang tài liệu về lịch sử, văn hóa và nhân vật địa phương được số hóa. Đối với nguồn tài liệu Hán Nôm, thư viện hiện đang tiến hành tu bổ, biên dịch và từng bước đưa vào quy trình số hóa theo kế hoạch. Dự kiến đến năm 2027, toàn bộ kho tài liệu địa chí và Hán Nôm sẽ được hoàn thành số hóa.

Đáng chú ý, song song với quá trình số hóa mới được triển khai, Thư viện tỉnh Nghệ An đã sớm xây dựng được nền tảng dữ liệu từ trước. Nổi bật là hơn 12.000 biểu ghi bài trích về Nghệ An trên báo chí Trung ương đã được xử lý, số hóa và phát triển thành cơ sở dữ liệu toàn văn. Đây là nguồn tư liệu có giá trị, không chỉ phục vụ hiệu quả cho công tác tra cứu, nghiên cứu mà còn góp phần quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống thư viện số, đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin ngày càng đa dạng của bạn đọc.

Nhờ đẩy mạnh số hóa, bạn đọc không cần trực tiếp đến thư viện mà vẫn có thể tiếp cận nguồn tài liệu quý hiếm thông qua các thiết bị thông minh. Em Nguyễn Thị Hà Lý - sinh viên Đại học Vinh chia sẻ: “Số hóa tài liệu thực sự mang lại nhiều tiện ích, giúp chúng tôi dễ dàng tiếp cận nguồn tri thức mà không bị giới hạn về không gian, thời gian. Mỗi trang sách được lưu trữ an toàn không chỉ giúp bảo tồn giá trị mà còn tạo điều kiện để tri thức được lan tỏa lâu dài đến cộng đồng.”

Bên cạnh đó, việc số hóa còn giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và nâng cao hiệu quả quản trị thư viện. Đây là bước đi chiến lược nhằm thực hiện hóa mục tiêu xây dựng mạng lưới thư viện hiện đại, kết nối liên thông và phục vụ nhu cầu học tập suốt đời của Nhân dân tỉnh nhà.

Hướng tới tương lai

Mặc dù đạt được nhiều kết quả tích cực trong quá trình chuyển đổi số, song Thư viện tỉnh Nghệ An vẫn đang đối mặt với không ít khó khăn, thách thức. Hạ tầng công nghệ thông tin chưa được đầu tư đồng bộ, nhiều trang thiết bị có cấu hình thấp, xuống cấp theo thời gian, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành và khai thác dữ liệu. Bên cạnh đó, các giải pháp lưu trữ an toàn và hệ thống bảo mật thông tin vẫn chưa đạt chuẩn, tiềm ẩn nguy cơ mất mát dữ liệu hoặc rò rỉ thông tin. Tốc độ kết nối mạng và băng thông còn hạn chế cũng là rào cản trong việc cung cấp dịch vụ trực tuyến ổn định, liên tục cho bạn đọc. Công tác bảo vệ quyền riêng tư, quản lý bản quyền tài liệu số vẫn đặt ra nhiều yêu cầu cấp thiết trong bối cảnh môi trường số ngày càng phức tạp.

Không chỉ vậy, nguồn nhân lực của Thư viện còn thiếu và yếu về kỹ năng công nghệ số, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo (AI) và ngoại ngữ, chưa đáp ứng yêu cầu phát triển thư viện hiện đại. Tuy nhiên, với tinh thần trách nhiệm cao, sự chủ động đổi mới và quyết tâm vượt khó, đội ngũ cán bộ, viên chức Thư viện tỉnh Nghệ An đang nỗ lực từng bước khắc phục hạn chế, tận dụng cơ hội để hiện thực hóa mục tiêu xây dựng “Thư viện số xứ Nghệ” hiện đại, thân thiện, phục vụ hiệu quả nhu cầu học tập, nghiên cứu và hưởng thụ văn hóa của cộng đồng.

Phòng đọc báo điện tử của Thư viện Nghệ An

Theo kế hoạch, Giai đoạn 2028-2029, Thư viện tỉnh triển khai số hóa đồng thời kho sách thiếu nhi và kho sách mượn người lớn; đẩy mạnh số hóa báo, tạp chí; xây dựng cổng thông tin tìm kiếm tập trung nhằm nâng cao khả năng truy cập, khai thác tài liệu. Song song đó, đơn vị hướng tới kết nối dữ liệu với thư viện cấp huyện và trường học trên địa bàn, góp phần giúp người dân, đặc biệt ở vùng sâu, vùng xa, dễ dàng tiếp cận nguồn sách thông qua các thiết bị thông minh.

 Trên nền tảng ứng dụng công nghệ và phát triển tài nguyên số, hoạt động thư viện được đổi mới theo hướng linh hoạt, hiện đại, phục vụ hiệu quả nhu cầu bạn đọc. Đặc biệt, chuyển đổi số còn mở ra hướng đi bền vững trong bảo tồn và phát huy giá trị di sản tri thức, khi các tài liệu quý được số hóa, lưu trữ an toàn và lan tỏa rộng rãi đến cộng đồng. Qua đó, không chỉ góp phần gìn giữ những giá trị văn hóa, lịch sử của địa phương, mà còn thúc đẩy văn hóa đọc, xây dựng xã hội học tập và tạo động lực cho phát triển kinh tế - xã hội trong thời đại số./.